На что обращать внимание при аренде офиса?

Мы много рассказываем о офисной мебели, но в большинстве случаев для наших клиентов всё начинается с поиска подходящего помещения под новый офис. Почти любой предприниматель по мере наращивания бизнеса и привлечения дополнительных сотрудников сталкивается с задачей аренды офиса. Рассказываем, на что обязательно нужно обратить внимание при заключении договора аренды, если вы решили заниматься этим вопросом самостоятельно.

1. Предмет договора и юридический адрес.

Изучите предмет договора. Здесь должны быть прописаны адрес и кадастровый номер (номера) арендуемых помещений. К договору должен быть приложен поэтажный план, на котором выделены арендуемые вами блоки. Кроме того, в договоре должны быть приведены правоустанавливающие документы, на основании которых собственник или представитель собственника сдает вам офис в аренду. Это может быть договор купли-продажи здания, офисного помещения или, например, акт приемки в эксплуатацию завершенного строительством объекта. Информацию о собственнике, зарегистрированных обременениях и ограничениях объекта недвижимости вы можете получить, запросив в Росреестре выписку из ЕГРН.

Многим арендаторам критичен вопрос с юридическим адресом. Он может быть подтвержден путем представления налоговой договора аренды. Однако в отдельных случаях дополнительно требуется письмо-согласие от собственника. На всякий случай, запрашивайте и его.

2. Арендная ставка и её индексация.

Важно понимать из чего формируется арендная ставка. Какая часть является постоянной, и есть ли переменная часть. В качестве переменной обычно выступают коммунальные платежи. Бывает, что отдельно считаются операционные расходы. Узнайте, что входит в операционные расходы. Где-то вам картину бесплатно повесят, а где-то выставят счет за замену дверной ручки или лампочки.

Обращайте внимание на пункт про индексацию арендной ставки. Размер индексации может быть фиксированным, тогда каждый год ставка индексируется на определенный процент. В среднем, на 4-5%.

3. Локальные правила.

Часто в договорах есть привязка к локальным правилам бизнес-центра. Эти правила могут быть отражены в приложении к договору аренды, но из-за того, что по большей части собственник вправе вносить в них изменения в одностороннем порядке, в договоре содержится только ссылка на место и способ ознакомления с актуальной редакцией правил. Обращайте на них внимание, чтобы не столкнуться со штрафами.

4. Обеспечительный платёж.

Обеспечительный платеж. Это та сумма, которая передается арендатором арендодателю в качестве гарантии выполнения обязательств по договору аренды. Как правило, размер обеспечительного платежа равен месячной арендной плате. В рамках конкретного договора аренды обеспечительный платеж может быть использован на погашение задолженности по арендной плате, возмещение убытков, а если нарушений со стороны арендатора не было – по окончании срока аренды возвращен ему в полном объеме

Кроме того, обеспечительный платеж может быть внесен в счет последнего месяца аренды. Важно помнить, что обеспечительный платеж, в случае с долгосрочным договором и прописанной в нем индексацией ставки, обычно также индексируется.

5. Форс-мажор.

Беспрепятственный доступ на объект. В случае форс-мажора (угрозы безопасности арендаторов, пожара, потопа и др.), в аварийной ситуации у собственника должна быть возможность попасть в ваш офис. Не удивляйтесь наличию такого пункта в договоре.

6. Расторжение договора.

Расторжение договора аренды офисного помещения и условия такого расторжения. Как правило, в краткосрочных договорах аренды (наиболее частая история, заключаются на срок менее года) прописано, что при его досрочном расторжении применяются штрафные санкции. В случае долгосрочных договоров аренды и договоров на неопределённый срок, арендатор может выйти из него, уведомив арендодателя заблаговременно. Если в договоре не прописано право арендатора на односторонний отказ от договора, сделать это можно будет только через суд или по соглашению сторон.

Нашли подходящее помещение и подписали договор, который вам подходит? Пора обставлять новый офис! Обращайтесь, мы готовы создать отличную атмосферу в вашем офисе, начиная с разработки дизайн-проекта, заканчивая доставкой и сборкой мебели.